悠之錄

■規畫階段：2.發展專案管理計畫書（Develop Project Management Plan）

 「專案管理計畫書」是用以定義專案該如何執行、監控與結案的說明文件。在制訂過程中，專案經理必須對必要的各項活動進行定義與整合，並協調各項子計畫，例如範圍管理、時間管理、成本管理、風險管理等等，使之成為完整且可執行的專案管理母計畫。

 ■執行階段：3.指導及管理專案執行（Direct and Manage Project Execution）

 「指導及管理專案執行」是指，由專案經理和團隊成員負責執行專案管理計畫，完成各項專案工作。在過程中，專案經理除了必須帶領團隊成員，漸次產出具體的產品或服務，還必須評估專案執行的績效，製作工作績效資訊表。此外，若遇到無法順利執行專案或發生作業問題，專案經理亦可提出變更請求，或進行糾正措施。

 ■監控階段：4.監控專案工作（Monitor and Control Project Work）

 專案團隊在執行計畫的整個過程中，必須進行持續性的監控，以了解專案執行的績效，其行動可分為「預防」和「改善」兩部分：針對潛在問題，採取有效的預防措施；若發現錯誤已發生，則必須採取適當的補救措施。

 以及5 . 執行整體變更控制（Perform Integrated Change Control）

 在實務上，幾乎沒有一個專案能夠百分之百按照原訂計畫進行，為因應變化，專案計畫會需要進行許多「變更」。然而，每做一次計畫變更，都會影響到日後的成本估算、活動順序、行程日期、資源需求及風險控管的決策，因此專案經理必須以整體的角度，對「變更」進行控制、確認與紀錄。 

舉例來說，在一個資料庫系統的建置專案中，若打算增加資料庫的容量，絕不是增加硬體預算，多買兩顆硬碟就可以打發，還必須考量硬體相容性、程式改寫、預算排擠等問題；而這些工作便牽涉了成本、時程、風險等不同專案知識領域的內容。

因此，在擬定、甚或變更任何計畫之前，專案經理都要以整體的視野，確認各項活動的影響範圍，利用如「實獲值管理」（Earn Value Management）等工具，掌握對專案品質影響甚鉅的範圍、成本和時間這三大要素，做好通盤考量，以做出最佳決策。 

貫穿五大流程，整合所有專案活動

 相對於專案管理的其他知識領域，整合管理由於必須「整合專案所有內容」，因此其工作顯得非常龐大複雜。根據國際專案管理學會（PMI，Project Management Institute）的定義，專案整合管理依照專案的5個流程，主要包含以下6項工作：

■起始階段：1 . 發展專案章程（Develop Project Charter）

 「專案章程」指的是「核准此一專案，並授予專案經理合法分配與運用組織資源的權力，來達成專案目標」的正式文件。「發展專案章程」就是將專案的需求與目標，「文件化」為合約、專案工作說明書等，再經由專案發起人認可，專案經理便可獲得向組織其他部門取得資源的合法性，正式啟動專案。

■規畫階段：2.發展專案管理計畫書（Develop Project Management Plan）

 「專案管理計畫書」是用以定義專案該如何執行、監控與結案的說明文件。在制訂過程中，專案經理必須對必要的各項活動進行定義與整合，並協調各項子計畫，例如範圍管理、時間管理、成本管理、風險管理等等，使之成為完整且可執行的專案管理母計畫。

 ■執行階段：3.指導及管理專案執行（Direct and Manage Project Execution）

 「指導及管理專案執行」是指，由專案經理和團隊成員負責執行專案管理計畫，完成各項專案工作。在過程中，專案經理除了必須帶領團隊成員，漸次產出具體的產品或服務，還必須評估專案執行的績效，製作工作績效資訊表。此外，若遇到無法順利執行專案或發生作業問題，專案經理亦可提出變更請求，或進行糾正措施。

 ■監控階段：4.監控專案工作（Monitor and Control Project Work）

 專案團隊在執行計畫的整個過程中，必須進行持續性的監控，以了解專案執行的績效，其行動可分為「預防」和「改善」兩部分：針對潛在問題，採取有效的預防措施；若發現錯誤已發生，則必須採取適當的補救措施。

 以及5 . 執行整體變更控制（Perform Integrated Change Control） 

在實務上，幾乎沒有一個專案能夠百分之百按照原訂計畫進行，為因應變化，專案計畫會需要進行許多「變更」。然而，每做一次計畫變更，都會影響到日後的成本估算、活動順序、行程日期、資源需求及風險控管的決策，因此專案經理必須以整體的角度，對「變更」進行控制、確認與紀錄。

■結案階段：6.專案結案（Close Project or Phase）

 「專案結案」在程序上，可大致劃分為以下兩者：

 ．「外部的」合約結案程序：著重在如何依合約結案，透過驗收專案文件，與顧客或發起人協調互動，共同驗收專案成果；

 ．「內部的」行政結案程序：專注於組織內部的專案紀錄，藉由各種結案文件與資料檔案，進行組織的專案知識管理。

 簡而言之，由於專案是一連串環環相扣的活動，所以專案經理必須透過整合管理，來確認專案的架構，說明工作關係，辨識、定義、結合、統一與協調專案管理的各個流程與活動，從而有效分配有限的資源，協調促成專案的各項工作，確保所有流程都能緊密結合，有效達成專案目標。